e-Doręczenia w urzędach skarbowych i ich mechanizm (2024)

Zgodnie z aktualnym harmonogramem wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (e-doręczenia) dla pierwszej grupy podmiotów będzie to system obligatoryjny od 30 grudnia 2023 roku. W poniższym artykule zastanowimy się, w jaki sposób e-doręczenia w urzędach skarbowych wpłyną na doręczanie pism w ramach urzędów skarbowych.

Krajowy System Doręczeń Elektronicznych

Wskazany system zakłada, że domyślną formą komunikacji zpodmiotem publicznym będzie wymiana korespondencji za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Posiadany przez podmiot adres do doręczeń elektronicznych będzie służył do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami. Adresy do doręczeń elektronicznych będą znajdowały się w bazie adresów elektronicznych (BAE).

Od 30 grudnia 2023roku podmioty publiczne będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz doręczania korespondencji z wykorzystaniem rejestrowania odbioru.

W przypadku gdy nie będzie możliwe skorzystanie z systemu (np. osoba fizyczna nie ma adresu do e-doręczeń), zastosowanie znajdzie mechanizm hybrydowy. Organ publiczny przygotuje pismo w formie elektronicznej, które trafi na pocztę, tam zostanie wydrukowane i doręczone w formie papierowej adresatowi.

Wdrażanie systemu e-doręczeń jest procesem rozłożonym w czasie. W ramach organów publicznych jako ostatnie, które zostały zobowiązane do stosowania systemu, najpóźniej określono sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną – od 1 października 2029 roku.

Pamiętajmy, żesystem e-doręczeńobejmuje również drugą stronę prowadzonej korespondencji. Od 30 grudnia 2023 roku obowiązek stosowania e-doręczenia będzie obejmował:

• adwokata,
• radcę prawnego,
• doradcę podatkowego,
• doradcę restrukturyzacyjnego,
• rzecznika patentowego,
• notariusza.

Natomiast podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej(CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku stosują e-doręczenia od 1 stycznia 2024 roku.

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-DoręczeńnamObywatel.gov.pliedoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę naKoncie Przedsiębiorcyna biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZDzintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Z wyjaśnień przekazanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługiePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

e-Doręczenia w urzędach skarbowych

Chociaż system e-doręczeń stanowi swojego rodzaju rewolucję, jeśli chodzi o sposób komunikowania się organów publicznych z obywatelami, to jednak jeżeli chodzi o urząd skarbowy, tego rodzaju regulacje już obowiązują.

Jeśli popatrzymy na przepisy stanowiące o zasadach doręczania pism w sprawach podatkowych, to zauważymy, że pisma elektroniczne są już standardem.

Zgodnie bowiem z art. 144 § 1aOrdynacji podatkowej organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego.

W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1a, organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez:

1. operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej (wydruk elektronicznej korespondencji na poczcie oraz doręczenie pisma w formie papierowej), albo
2. pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów.

Dopiero w przypadku braku możliwości doręczenia pism w ww. sposoby organ podatkowy doręcza pisma „klasycznie”, czyli poprzez przesyłkę rejestrowaną w rozumieniu Prawa pocztowego.

Zwróćmy zatem uwagę, że pierwszym sposobem doręczenia pism w sprawach podatkowych jest system teleinformatyczny.

Na obecnym etapie rozwoju cyfryzacji możemy wyróżnić 2 podstawowe systemy teleinformatyczne, tj.Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) oraz e-Urząd Skarbowy. Są to systemy teleinformatyczne organów KAS.

PUESC służy w szczególności do składania i doręczania pism w sprawach z zakresu prawa celnego, podatku akcyzowego, podatku od towarów i usług z tytułu importu towarów, podatku od towarów i usług w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych, podatku od wydobycia niektórych kopalin, opłaty paliwowej, opłaty emisyjnej i gier hazardowych.

Natomiast e-Urząd skarbowy służy do załatwiania oraz wymiany korespondencji w pozostałych sprawach podatkowych. Pisma składane do organów KAS za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym są opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, chyba że nie jest wymagane opatrzenie podpisem lub pieczęcią pisma składanego przez uwierzytelnionego użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym lub przepisy odrębne stanowią inaczej.

Złożenie pisma przez użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym następuje w chwili zarejestrowania w e-Urzędzie Skarbowym pisma wysłanego z tego konta. Urzędowe poświadczenie odbioru jest generowane automatycznie i opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Urzędowe poświadczenie odbioru zawiera co najmniej wskazanie:

1. nadawcy i odbiorcy pisma,
2. daty i czasu złożenia pisma w e-Urzędzie Skarbowym.

Równolegle wskażmy, że systemem teleinformatycznym jest wciąż platforma ePUAP. W konsekwencji doręczanie pism możliwe jest również poprzez ten tryb.

Teleinformatyczny system e-Urząd skarbowy wszedł w życie 7 lipca 2022 roku. Od tego czasu możliwe jest prowadzenie korespondencji elektronicznej i doręczanie pism za pomocą tego systemu. Równolegle dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w niektórych sprawach podatkowych dedykowano platformę PUESC.

Jak zatem widać, w przypadku załatwiania spraw oraz doręczania pism przez organy podatkowe mechanizm doręczeń elektronicznych obowiązuje już w przepisach prawa. Doręczenie elektroniczne jest bowiem podstawową i jednocześnie pierwszą z preferowanych metod określonych w Ordynacji podatkowej.